الأتمتة المكتبية
اتمته مكتبيه
Office automation - Bureautique
سعيد دسوقي
| فوائد الأتمتة المكتبية | أدوات الأتمتة المكتبية |
| تحديات الأتمتة المكتبية | نظام الأتمتة المكتبية |
| البرمجيات المجانية والبرمجيات المفتوحة المصدر والبرمجيات الامتلاكية | نمذجة العمليات المكتبية |
يُقصد بالأتمتة المكتبية office automation استخدام الحواسيب والتجهيزات الحديثة والبرمجيات في إدارة الأعمال المكتبية وتنظيمها وتنفيذها، مثل إنشاء المعلومات ونشرها واستقبالها وتجميعها وحفظها ومعالجتها ومتابعتها، وفي أتمتة مختلف الإجراءات المكتبية مثل أعمال الكتابة والطباعة واستكمال البيانات والنسخ والتصوير وإرسال الرسائل والفاكس والتيلكس واستقبالها وإدارة السجلات والوثائق والمحادثات والتحويلات الهاتفية.
ظهر مصطلح الأتمتة المكتبية مع ظهور الحواسيب المكتبية وانتشارها في ثمانينيات القرن العشرين. وتفترض الأتمتة المكتبية توفر بنية شبكية محلية تسمح بنقل المعلومات ذات المصاغات formats المختلفة.
لا تعني الأتمتة المكتبية تكديس الحواسيب والتجهيزات الإلكترونية في المكاتب، بل تعني تسخيرها لتدريب العاملين وتطوير السياسات والإجراءات للوصول إلى الكفاءة والفعالية في العمل.
مبادئ أساسية
قد يكون المكتب موجوداً في مؤسسة حكومية أو خاصة أو بيت أو غرفة في فندق أو عربة أو أي مكان آخر. ويجري اليوم الحديث عما يُسمَّى بالمكتب الافتراضي، وهو مجموعة الأدوات البرمجية التي تسمح بتنفيذ أعمال المكتب من دون أن يكون له واقع مادي، بل يمكن الوصول إلى خدماته عبر الوِب، وإجراء عمليات التراسل وإدارة المهام والعناوين والوثائق، إضافةً إلى إمكان التشارك في المعلومات بين الأشخاص وتقنيات الإعلام عن التغييرات الحاصلة.
كان القرطاس والقلم الأداتين الأساسيتين في عمل المكتب ثم استبدل بهما الآلة الكاتبة والآلة الحاسبة، ومن بعدهما الحاسوب ووسائل الاتصالات الحديثة مثل الهاتف والفاكس والتيلكس والإنترنت، والدعوات المختلفة لما يسمَّى بالمكتب العديم الأوراق paperless office الهادف إلى تخفيض استخدام الورق والمحافظة على البيئة. ومن ثم فإن الأدوات الحديثة غيَّرت من أسلوب العمل في المكاتب وبعض المفاهيم المتعلقة بدور المكتب خاصةً فيما يتعلق بصناعة القرارات والمساعدة على اتخاذ القرار.
يمكن تصنيف أدوات الأتمتة المكتبية بحسب الأعمال المكتبية إلى:
أدوات إنتاج الوثائق مثل: محرِّرات النصوص والجداول الإلكترونية وأدوات الرسم والتصميم وبناء النماذج.
أدوات التخطيط وإدارة المهام والأنشطة مثل:
- منظومة إدارة المهام task management.
- منظومة التقويم الإلكتروني electronic calendaring system.
أدوات الاتصال والاستقبال والنشر مثل:
- منظومة البريد الإلكتروني electronic mail system.
- منظومة البريد الصوتي voice mail system.
- منظومة المؤتمرات السمعية audio conferencing system.
- منظومة المؤتمرات التلفزية TV conferencing system.
- منظومة المؤتمرات الفيديوية video conferencing system.
أدوات إدارة الوثائق وحفظها وتصنيفها وأرشفتها، مثل: منظومة إدارة الوثائق document management system.
يُقصد بنظام الأتمتة المكتبية مجموعة الأشخاص العاملين في المكتب والوسائل المتاحة لهم لتنفيذ مهامهم المكتبية اليومية. وهو يوحي ضرورة تكامل الأدوات المتاحة لأداء الوظائف المطلوبة، وقد تخيل أحد المؤلفين في ثمانينيات القرن العشرين مكتب المستقبل (الشكل 1).
 |
| الشكل (1) مكتب المستقبل كما تخيله أحد الؤلفين في الثمانينيات |
تتلخص العمليات المكتبية في العمليات التالية:
- إنشاء المعلومات ونشرها واستقبالها وتجميعها وحفظها ومعالجتها ومتابعتها.
- إدارة المهام والأنشطة.
- إنجاز المعاملات ومتابعتها.
- أعمال الكتابة والطباعة واستكمال البيانات والنسخ والتصوير.
- استقبال الرسائل والفاكس والتيلكس وإرسالها.
- إدارة السجلات والوثائق.
- إجراء المحادثات الهاتفية والتحويلات الهاتفية.
من الملاحظات المهمة في العمل المكتبي تنظيم العمل والتقسيم المنطقي للأعمال وتوزيع الأنشطة بحسب التخصص؛ لتمكين الأفراد من إنجاز العمل بسهولة. وكذلك يجب التنسيق بين المهام، وتوضيح العلاقات بين الأنشطة وكيفية الاتصال بينها حتى تعمل بتوافق وانسجام.
تقوم المؤسسات الحديثة بتوصيف إجراءات العمل لديها باستخدام نماذج وصفية توضِّح تسلسل المهام والأنشطة ضمن هذه الإجراءات؛ بحيث لا تبقى طرائق العمل ضمن أذهان العاملين، بل تكون واضحة ومستقلة عن الأشخاص، فيمكن للموظف الجديد تعلمها بسهولة، ويمكن دوماً تحديثها وتطويرها وملاءمتها لما يستجد من ظروف؛ ولتجاوز التعقيدات التي قد تحويها وتبسيطها ما أمكن.
تمكِّن نمذجة الإجراءات وتوصيفها من أتمتة العمليات بسهولة، وتساعد على فهم العاملين للعمل المؤتمت وحماستهم لاستخدامه.
من المهم أيضاً تعريف طرائق لقياس نتائج العمل ومقارنة الأعمال المنجزة بالأهداف المحدَّدة سلفاً، ثم وضع الإجراءات التصحيحية الملائمة لتجاوز العجز أو التقصير إن وجد.
- تبسيط إجراءات العمل.
- سرعة إنجاز الأعمال وتوفير الوقت.
- دقة النتائج.
- دعم التعاون والتشاركية في العمل لزيادة الإنتاج.
- رفع أداء العاملين وزيادة مهاراتهم.
- تقليل الاعتماد على العنصر البشري.
- تقليل استخدام الورق.
- تقليل الكلفة.
- مقاومة التغيير لدى العاملين في المكاتب: غالباً ما يقاوم الناس تغيير ما ألفوه مدة طويلة، وتستدعي الأتمتة المكتبية تغييرات في الإجراءات والسياسات والمحيط الفيزيائي والوظيفي في العمل، ويمكن تحسين استجابة العاملين إذا جرى إشراكهم في التخطيط للأتمتة المكتبية واختيار أدواتها ثم تدريبهم عليها.
- ضرورة تدريب العاملين على أنظمة الأتمتة المكتبية وأدواتها وعلى المهارات والتقانات الجديدة التي لم يتعاملوا معها سابقاً.
- صعوبة تسويغ تكاليف الأتمتة؛ إذ إنَّ فوائد الأتمتة المكتبية قد لا تظهر مباشرةً، وقد لا تجري ترجمتها بسهولة إلى مبالغ مالية أو فوائد مقيسة.
- التقادم السريع للأجهزة والتقانات الحاسوبية. ويمكن التغلب على ذلك بشراء أجهزة قابلة للتجديد والتوسع وإجراء دراسات جدوى عند ضرورة تغيير الأجهزة المتوفرة.
البرمجيات المجانية والبرمجيات المفتوحة المصدر والبرمجيات الامتلاكية
تستخدم أنظمة الأتمتة المكتبية أنواعاً مختلفة من البرمجيات، منها ما هو متوفر مجاناً، ومنها ما هو مفتوح المصدر بحيث يمكن التغيير فيه والتعديل عليه، ومنها ما يتبع لشركات خاصة، ويجب شراؤه أو ترخيصه. تتوفر كذلك بعض الأنظمة التي يمكن استخدامها مباشرةً على الوِب من دون إرسائها على الحواسيب الخاصة بالمؤسسة المعنية. يُذكر فيما يأتي بعض الأمثلة عن هذه الأنظمة مصنّفة بحسب أنظمة التشغيل التي تعمل عليها:
ـ البرمجيات المجانية
- برمجيات تعمل على عدة منصات مثل:
IBM Lotus Symphony
SoftMaker Office
Kingsoft Office
- برمجيات تعمل على أنظمة تشغيل ويندوز مثل:
WPS Office
SSuite Office
- برمجيات تعمل على أنظمة تشغيل يونيكس ولينوكس مثل:
AUIS
KOffice
Jambo OpenOffice
Siag Office
- برمجيات متوفرة للعمل على الوِب مثل:
Google Docs
Windows Live Office
Zoho Office Suite
ـ البرمجيات المفتوحة المصدر
- برمجيات تعمل على عدة منصات مثل:
OpenOffice
LibreOffice
Calligra Suite
KOffice
- برمجيات تعمل على أنظمة تشغيل ماك أو إس إكس مثل:
NeoOffice
- برمجيات متوفرة للعمل على الوِب مثل:
Feng Office
Tiki Wiki CMS Groupware
ـ البرمجيات الامتلاكية
- برمجيات تعمل على عدة منصات مثل:
Kingsoft Office
SoftMaker Office
StarOffice
AutoCAD
Photoshop
- برمجيات تعمل على أنظمة تشغيل ويندوز مثل:
Microsoft Office
Microsoft Works
WordPerfect Office
IBM Lotus SmartSuite
Ability Office
Breadbox Office
Celframe Office
EasyOffice
- برمجيات تعمل على أنظمة تشغيل ماك أو إس إكس مثل:
iWork
MarinerPak
Microsoft Office for Mac
Microsoft Works
-برمجيات متوفرة للعمل على الوِب مثل:
Contact Office
ShareOffice
Simdesk
ThinkFree Office
- برمجيات تعمل على الهاتف النقال مثل:
Documents To Go
MobiSystems OfficeSuite Pro
Picsel Smart Office
QuickOffice
SoftMaker Office
ThinkFree Office Mobile
مراجع للاستزادة: - Computer Desktop Encyclopedia 2011, Computer Language Company Inc., 2011. - B. K. Williams and S. C. Sawyer, Using Information Technology, A Practical Introduction to Computers & Communications, McGraw Hill. 2005. |
- التصنيف : الهندسة المعلوماتية - النوع : الهندسة المعلوماتية - المجلد : المجلد الأول، طبعة 2015، دمشق - رقم الصفحة ضمن المجلد : 180 مشاركة :
اخترنا لكم
المجلدات الصادرة عن موسوعة العلوم والتقانات
